Mail merge yaitu salah satu fitur yang disediakan oleh hampir semua versi microsoft word baik microsoft word 2007, 2010, ms word 2013 maupun word 2016.
Jika anda pemula anda mungkin akan seditit bertanya mengenai mail merge ini, alasannya saya pun dulu dikala pertama kali mengenalnya sempat sedikit resah apa itu mail merge dan apa fungsinya, namun sehabis mencoba fungsinya gres paham ternyata fungsi mail merge itu sangat luar biasa.
Mail merge (menggabungkan surat) merupakan sebuah fitur yang disediakan oleh microsoft word yang berfungsi untuk menciptakan surat masal atau surat yang akan ditujukan kepada nama dan alamat berbeda dalam jumlah yang banyak dengan sangat gampang dan cepat.
Untuk memahami mail merge, bayangkan saja misal anda diminta untuk menciptakan surat seruan rapat yang harus anda bagikan ke 100 orang biar mereka sanggup menghadiri rapat.
Tentu saja walaupun isi surat sama, nama dan alamat surat niscaya berbeda betul !,
Ketika menciptakan surat menyerupai itu, maka ada banyak alternatif cara membuatnya diantaranya:
Jika anda pemula anda mungkin akan seditit bertanya mengenai mail merge ini, alasannya saya pun dulu dikala pertama kali mengenalnya sempat sedikit resah apa itu mail merge dan apa fungsinya, namun sehabis mencoba fungsinya gres paham ternyata fungsi mail merge itu sangat luar biasa.
Mail merge (menggabungkan surat) merupakan sebuah fitur yang disediakan oleh microsoft word yang berfungsi untuk menciptakan surat masal atau surat yang akan ditujukan kepada nama dan alamat berbeda dalam jumlah yang banyak dengan sangat gampang dan cepat.
Untuk memahami mail merge, bayangkan saja misal anda diminta untuk menciptakan surat seruan rapat yang harus anda bagikan ke 100 orang biar mereka sanggup menghadiri rapat.
Tentu saja walaupun isi surat sama, nama dan alamat surat niscaya berbeda betul !,
Ketika menciptakan surat menyerupai itu, maka ada banyak alternatif cara membuatnya diantaranya:
- Membuat satu lembar surat pada dokumen microsoft word, kemudian print satu kali-satu kali, setiap kali sebelum diprint ganti nama dan alamat surat sesuai dengan nama undangan.
- Membuat surat dengan jumlah lembar dokumen ms word sesuai dengan jumlah seruan rapat dimana setiap satu lembar surat sudah dimasukkan nama dan alamat undangan.
Cara di atas tentu saja kurang efektif, alasannya pengerjaannya akan memakan waktu dan tenaga, bila 1, 2, 3 surat mungkin akan mudah, namun bagaimana bila 100 atau 1000 surat, tentu akan repot kita,
Nah cara terbaik yang paling mudah dan gampang yaitu dengan memanfaatkan fitur mail merge.
Dengan memakai mail merge menciptakan surat masal menyerupai itu cukup dengan 3 langkah sederhana saja yaitu:
- Membuat 1 lembar surat
- Menyediakan daftar nama dan alamat undangan, data sanggup dibentuk memakai table microsoft word atau memakai ms excel.
- Mengaitkan surat dengan data undangan
- Print Surat, secara sekaligus.
Dengan memakai mail merge, walaupun surat yang dibentuk hanya di 1 lembar dokumen ms word, jumlah lembar dokumen ms word akan otomatis menjadi banyak sesuai dengan jumlah data undangan yang kita tulis di excel, dimana setiap surat akan mempunyai nama dan alamat seruan berbeda-beda sesuai dengan data nama undangan.
Oh ya, selain menciptakan surat seruan masal, mail merge juga banyak dipakai dikala kita ingin membuat label undangan biar pembuatan label seruan lebih cepat dan rapi.
Cara Membuat mail merge di ms word memakai data excel untuk label seruan dan surat masal
Langkah-langkah memakai mail merge untuk menciptakan surat masal dengan memakai sumber data dari microsoft excel yaitu sebagai berikut:
Langkah # 1: Siapkan data Excel
Langkah pertama yang harus anda lakukan yaitu menyiapkan data yang berisi nama dan alamat di microsoft excel.
a. Buka microsoft excel
b. Buat Daftar nama dan alamat menyerupai terlihat pada gambar di bawah ini:
c. Simpan file excel di komputer anda dan ingat lokasi penyimpanannya jangan hingga lupa, file excel yang berisi nama dan alamat ini nanti akan dihubungkan dengan surat di ms word, jangan lupa juga mungkin data excel anda akan mempunyai kegunaan di kemudian hari jadi simpan baik-baik.
Langkah #2: Buat Surat di MS Word
Selanjutnya sehabis anda menyiapkan data di ms excel yaitu menciptakan surat di microsoft word, sebagai pola kurang lebih kelihatan menyerupai gambar di bawah ini:
Surat di atas, isi surat sama namun nama dan alamat akan berbeda sesuai kepada siapa surat akan ditujukan,
Oleh alasannya itu untuk nama dan untuk alamat kita akan ambil datanya dari microsoft excel dihubungkan dengan memakai fitur mail merge.
Langkah #3: Aktifkan Fitur mail merge
Setelah anda menyiapkan data nama seruan dan menyiapkan format suat, selanjutnya yaitu menghubungkan surat di ms word dan data di microsoft excel memakai mail merge.
Langkah-langkahnya sebagai berikut:
a. Buka surat anda di microsoft word.
b. Pilih sajian Mailing > mail merge > leters
c. Setelah itu Pilih sajian Mailing > Select Recipients >Use existing List...
d. Kemudian pilih file excel yang berisi data nama seruan yang sudah anda siapkan sebelumnya
Misal nama file excel yang saya gunakan namanya yaitu data pegawai.xlsx, kemudian tekan open.
Kemudian pilih Sheet$1, alasannya kebetulan data pegawai sebelumnya yang saya buat di excel ada di sheet$1, kemudian OK.
e. Selanjutnya Arahkan kursor di bab yang ingin diisi dengan data dari excel,
Untuk kasus ini yaitu data nama dan alamat yang ingin di undang.
Untuk mengisi Nama, letakan kursor di bawah goresan pena Kepada Yth, hapus bila ada goresan pena disana, kemudian pilih sajian Mailing > Insert Merge Field > pilih Nama., sehingga muncul <<Nama>>
Untuk Mengisi Alamat, letakan kursor di bawah goresan pena Di, hapus goresan pena disana bila ada, kemudian pilih sajian Mailing > Insert Merge Field > pilih Alamat, sehingga akan muncul <<Alamat>>
Sehingga kesannya kelihatan menyerupai gambar di bawah ini:
pola mail merge.
Sampai langkah di atas, proses mail merge menghubungkan surat di ms word dengan data excel sudah berhasil.
Langkah #4: Cetak / Print Surat Undangan
Jika proses di atas jawaban dilakukan, langkah selanjutnya yaitu mencetak surat seruan mail merge.
Untuk mencetak surat seruan yang memakai mail merge caranya yaitu sebagai berikut:
Cara 1:
Pilih sajian Mailing > Finish & Merge > Edit individual document.
Maka akan terbuka dokumen gres yang berisi sejumlah lembar dokumen dengan data nama dan alamat peserta berbeda-beda, anda sanggup mengeditnya bila diperlukan.
Anda sanggup melaksanakan print disana dengan menentukan sajian File > Print.
Cara 2:
Cara kedua untuk mencetak dokumen mail merge yaitu melalui sajian Mailing > Finish & Merge > Print Documents...
Pilih opsi yang tersedia;
- All, untuk mencetak seluruh dokumen surat
- Current Record, mencetak halaman dimana kursor berada.
- From.... to...., mencetak halaman tertentu
Menurut saya untuk print dokumen mail merge, lebih baik menentukan cara 1, biar dokumen yang ingin diprint sanggup terkontrol.
Oh ya, selain menciptakan surat seruan masal, mail merge juga banyak dipakai dikala kita ingin membuat label undangan agar pembuatan label seruan lebih cepat dan rapi.
Itulah mengenai Cara Membuat mail merge di ms word memakai data excel untuk label seruan dan surat masal